Lindawati, S.I. Pust

Judul Karya: 

Peran Pengendali Dokumen dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di Perpustakaan IPB

Deskripsi:

Pengendali dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen dan memastikan bahwa dokumen tersebut disimpan di lokasi yang tepat dan dapat diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa semua bagian dalam organisasi mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Peran pengendali dokumen sangat diperlukan dalam setiap proses penerapan SMM ISO sampai dengan mendapatkan sertifikat. Pembahasan/Implementasi : a. Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen b. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu di Perpustakaan c. Manfaat Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO d. Penyimpanan Sistem Manajemen Mutu ISO

Kegunaan: 

Dokumentasi merupakan persyaratan standar ISO 9001:2015. Artinya dokumentasi sistem manajemen mutu berfungsi sebagai pedoman kerja bagi seluruh pelaksana kegiatan di perpustakaan.

• Dalam penerapan sistem manajemen mutu, perpustakaan harus bisa menunjukkan bukti penerapan, sehingga dokumentasi yang dalam standar ISO 9001:2015 disebut dengan Informasi Terdokumentasi termasuk rekaman hasil pelaksanaan proses. Rekaman ini merupakan bukti obyektif bahwa sistem manajemen mutu diterapkan secara efektif.
• Dokumentasi ISO 9001:2015 juga akan berfungsi sebagai bahan pelatihan pegawai termasuk pegawai baru perpustakaan yang harus memahami proses yang menjadi tanggung jawabnya.
• Dokumentasi ISO 9001:2015 dapat dijadikan sebagai bahan pelaporan dan evaluasi kepada pimpinan perguruan tinggi.

Keunggulan:

Penerapan SMM ISO 9001:2015 pada dasarnya mempunyai prinsip “tulis apa yang kamu kerjakan, dan kerjakan apa yang telah kamu tulis”. Prinsip ini dimaksudkan bahwa setiap proses pada penerapan SMM ISO harus di dokumentasikan dengan baik, efektif dan efisien. Informasi terdokumentasi merupakan salah satu syarat dalam penerapan SMM ISO 9001:2015, selain itu informasi terdokumentasi juga merupakan bukti bahwa bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan secara efektif dan berkesinambungan. Pengendali dokumen sangat berperan dalam penerapan SMM ISO baik dari mulai tahap awal persiapan dokumen, sosialisiasi, audit internal, tinjauan manajemen sampai dengan audit pihak eksternal. Untuk itu seorang pengendali dokumen harus mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam penerapan SMM ISO, serta dapat menyimpannya dengan baik agar dapat ditelusuri dengan mudah, efektif dan efisien.

Penghargaan yang pernah diraih:

• Pemenang 3 Pustakawan Berprestasi Tingkat IPB Tahun 2019
• Pemenang 1 Pustakawan Berprestasi Tingkat IPB Tahun 2013