Fathurrohman, S.Kom, M.Kom

Arsiparis Berprestasi Peringkat 1 IPB University

Temuan :  Manajemen Arsip Digital

Dalam rangka melakukan efisiensi, efektivitas, dan kecepatan pengelolaan arsip, maka disediakan alat bantu pengelolaan arsip digital. Alat bantu pengelolaan arsip digital yang diciptakan berupa perangkat lunak dalam bentuk program aplikasi berbasis web yang dinamakan dengan Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMARSIP).

Awalnya SIMARSIP hanya untuk keperluan persuratan saja, dimana fasilitasnya hanya terdiri dari pencatatan surat masuk dan surat keluar, pencarian arsip, serta fasilitas laporan rekap surat masuk dan surat keluar. Saat ini sudah disediakan fasilitas terkait penetapan klasifikasi arsip, sehingga jadwal retensi arsip (JRA) mudah dimonitoring dan direkap. Fasilitas baru ini mengacu pada Surat Keputusan (SK) Rektor No 13/IT3/TU/2017 Tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan IPB, semua data klasifikasi jenis arsip dan JRA dalam SK Rektor tersebut sudah tersimpan dalam program tersebut, sehingga pengguna hanya memilih saja.

Implementasi penggunaan SIMARSIP sudah disosialisasikan dan diadakan pelatihan kepada petugas kearsipan di seluruh departemen di FMIPA. Melalui SIMARSIP maka tumpukan arsip “Cukup dalam Genggaman Tangan”.

Rencana pengembangan ke depan adalah menyediakan fasilitas notifikasi naskah dinas (untuk menelusuri jejak rekam penciptaan arsip sudah pada proses/tahapan mana), pembuatan naskah dinas secara on line, pembuatan berita acara pemusnahan arsip dan pemindahan arsip.

Keunggulan :

• Menyediakan backup arsip dalam bentuk digital
• Membantu petugas kearsipan/persuratan dalam mencari arsip dengan cepat (dalam satuan detik)
• Membantu pengelola kearsipan dalam
• Membuat laporan-laporan terkait kearsipan secara up to date kapan saja dan dimana saja (daftar SK, daftar surat tugas, daftar kerjasama, daftar surat masuk, daftar surat keluar, daftar Jadwal Retensi Arsip)
• 4. Dapat berbagi dokumen dengan unit kerja lain
• 5. Dapat mengirimkan dokumen/arsip ke pimpinan melalui e-mail tanpa harus membuka email pribadi.

Penghargaan :

• Finalis (5 besar) Arsiparis Teladan 2023 tingkat Nasional (ANRI)
• Finalis (10 Besar) Arsiparis Teladan Tingkat Kemristekdikti 2020
• Juara 1 Tenaga Kependidikan  Berprestasi Tingkat IPB Kategori Arsiparis Tahun 2019
• Juara 1 Tenaga Kependidikan Berprestasi Tingkat IPB Kategori Akadmeik Tahun 2010
• Juara 1 Tenaga Kependidikan Berprestasi Tingkat Nasional kategori akadmeik tahun 2010
• Juara 2 Lomba Web Blog Staf IPB Kategori Tenaga Kependidikan Tahun 2012
• Sertifikasi Microsoft Certification Excellence (Office Excel) dari Microsoft tahun 2010