Transformasi Digital Kearsipan IPB University Jadi Sorotan di Temu Wawasan PAPTI
IPB University kerap melahirkan inovasi terkini, termasuk di bidang kearsipan. Langkah-langkah transformasi kearsipan digital di IPB University ini menjadi sorotan dalam kegiatan Temu Wawasan ke-17 yang diselenggarakan oleh Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI) pada Kamis (22/8) secara daring.
Pada kesempatan ini, IPB University, sebagai anggota PAPTI, memaparkan langkah-langkah terkininya dalam transformasi digital kearsipan. Julio Adisantoso MKom, Kepala Lembaga Manajemen dan Transformasi Digital (LMITD) IPB University, menjadi narasumber utama dalam sesi ini.
Prof Nandang Alamsah Deliarnoor, Ketua Umum PAPTI dalam sambutannya mengapresiasi IPB University atas kontribusinya dalam pengelolaan arsip dan digitalisasi.
“Kami sangat terinspirasi oleh inovasi yang dilakukan IPB University. Ini adalah kesempatan emas bagi kami untuk belajar dan mengembangkan sistem arsip di institusi masing-masing,” ungkapnya.
Dr Alim Setiawan, Wakil Rektor IPB University bidang Resiliensi Sumberdaya dan Infrastruktur, juga memberikan sambutan yang menekankan komitmen IPB University dalam mengintegrasikan teknologi dengan manajemen arsip.
“Transformasi digital di IPB University bukan hanya soal teknologi, tapi juga bagian dari upaya kami untuk meningkatkan resiliensi dan efisiensi sistem informasi,” jelas dia.
Julio Adisantoso menjelaskan bahwa transformasi kearsipan digital di IPB University dimulai dengan perubahan mendasar dalam cara pengelolaan arsip.
“Kearsipan di IPB University kini tidak hanya sebatas menyimpan dan mengelola arsip fisik, tetapi juga mencakup digitalisasi dan pengintegrasian arsip ke dalam sistem informasi yang lebih modern,” terang Julio.
Ia mengurai, IPB University menerapkan sistem Arsipedia, yang merupakan pusat digitalisasi arsip yang memungkinkan akses mudah dan aman terhadap berbagai koleksi arsip penting.
“Arsipedia berfungsi sebagai one-stop access untuk semua koleksi arsip kami, memastikan bahwa arsip yang kami miliki, baik dokumen, foto, audio, maupun video, dapat diakses dan dikelola secara efektif,” lanjutnya.
Julio juga mengungkapkan bahwa transformasi ini melibatkan integrasi arsip dengan sistem manajemen pengetahuan (knowledge management) yang lebih luas.
“Kami menggabungkan arsip dengan sistem informasi lainnya, termasuk perpustakaan dan museum, dalam satu lembaga yang kami sebut GLAM (Gallery, Library, Archive, Museum). Ini bertujuan untuk menciptakan sistem informasi yang lebih terbuka, inklusif, dan terhubung,” paparnya.
Melalui langkah-langkah ini, ia menegaskan bahwa IPB University tidak hanya berfokus pada digitalisasi arsip, tetapi juga pada perlindungan dan pelestarian data berharga yang mendukung berbagai kebijakan dan kebutuhan institusi di masa depan.
“Transformasi digital ini adalah bagian dari strategi kami untuk memastikan bahwa arsip kami dapat bertahan lama dan tetap relevan,” tambah Julio.
Dengan transformasi ini, IPB University menunjukkan komitmennya dalam memajukan pengelolaan arsip di era digital dan menjadi contoh inspiratif bagi perguruan tinggi lainnya dalam jaringan PAPTI. (MW/Rz)
