IPB University Kenalkan IPB Archive Center dan Platform Arsipedia
Arsip Digital IPB University memperkenalkan IPB Archive Center dan platform Arsipedia, 1/9. IPB Archive Center merupakan ruang penyimpanan arsip statis yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan perlindungan, pemeliharaan, dan perawatan arsip baik tekstual maupun non-tekstual. IPB Archive Center berlokasi di Gedung A Perpustakaan IPB University. Ruangan ini dilengkapi dengan sistem sensor pengukuran suhu dan kelembaban berbasis internet of things. Dengan demikian, Pemantauan kondisi Archive Center dapat dilakukan melalui komunikasi cerdas “Smart Life” IPB Archive Center yang terhubung dengan ponsel pintar staf Arsip Digital IPB University.
Julio Adi Santoso, Kepala Lembaga Manajemen Informasi dan Transformasi Digital (LMITD) IPB University, menjelaskan tentang pentingnya pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan arsip masa kini. “Pusat penyimpanan arsip konvensional dapat dialihkan menjadi pusat data yang menjamin information retrieval dan traceability sehingga relevan dengan pengelolaan arsip digital,” katanya
Sekretaris Institut, IPB University, Prof Agus Purwito menyambut baik proses transformasi digital dalam pengelolaan arsip IPB University. “Pembangunan fisik gedung, perubahan budaya kerja, dan pemanfaatan teknologi terkini menjadi kunci pengelolaan arsip-arsip yang penting dan bersejarah bagi IPB University,” tutur Prof Agus Purwito.
Secara bertahap, katanya, pembangunan maupun penguatan sumber daya manusia kearsipan untuk menghadapi tantangan masa depan perlu dipersiapkan secara konsisten. “Arsip-arsip surat keputusan yang berkekuatan hukum, dokumen aset, dan peta-peta pembangunan IPB University perlu menjadi perhatian untuk dapat disimpan dan mudah diakses kembali,” tutupnya.
Asisten Bidang Arsip Digital dan Pengelolaan Museum, Dr Syafitri Hidayati menjelaskan IPB Archive Center hingga saat ini melestarikan arsip-arsip tekstual maupun non tekstual dari Rektor dan Wakil Rektor, fakultas, arsip sejarah, serta arsip dari unit kerja lain. Ia menerangkan, setiap arsip yang diolah selanjutnya dialih mediakan untuk menjadi file digital dengan alat pemindai.
Dalam pemindaian arsip, katanya, hal yang diperhatikan adalah keberlanjutan akses dari proses alih media yang dilakukan serta autentisitas arsip. Untuk memastikan keaslian file digital yang dialihmediakan, dilakukan dengan memberikan tanda (watermarking) dan embedded certificate yang dapat diverifikasi melalui portal digisign.ipb.ac.id.
“Arsip-arsip penting yang bernilai sejarah tersimpan fisiknya secara permanen di IPB Archive Center, sedangkan file digital juga tersedia untuk diakses oleh publik melalui platform arsipedia.ipb.ac.id,” kata Dr Syafitri.
Ia menerangkan, Arsipedia merupakan one stop gate akses terhadap koleksi arsip berharga IPB University. Arsipedia berkomitmen untuk menjaga kesiapan dokumen, foto, audio dan video secara permanen untuk menjamin keberlangsungan informasi. (*/ra)
