Langkah Baru Pengelolaan Arsip Digital, IPB University Uji Coba Pengembangan Sistem Kearsipan E-Office
IPB University menggelar uji coba fitur Kearsipan E-Office, sebuah inovasi dalam pengelolaan arsip digital. Inovasi ini berupa kolaborasi bidang Arsip dan ICT dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan kearsipan digital secara efektif dan efisien.
Uji coba berlangsung dengan mengundang perwakilan dari setiap unit kerja di lingkungan IPB University. Kegiatan ini dibuka oleh Kepala Lembaga Manajemen Informasi dan Transformasi Digital (LMITD), Ir Julio Adisantoso, MKom dan Wakil Kepala LMITD, Dr Syafitri Hidayati.
Ir Julio Adisantoso, MKom dalam pembukaannya menyampaikan bahwa bergabungnya bidang Arsip menjadi bagian dari LMITD merupakan upaya strategis institusi untuk mempercepat transformasi digital di lingkungan IPB University, termasuk mewujudkan pengelolaan arsip digital yang efisien.
“Inovasi ini menunjukkan komitmen IPB University dalam memanfaatkan perkembangan teknologi informasi demi meningkatkan Good University Governance. Langkah ini diharapkan menjadi tonggak baru institusi dalam mengelola arsip secara profesional, modern, dan berorientasi pada keberlanjutan,” ujarnya.
Dr Syafitri Hidayati menambahkan, fitur Kearsipan dalam E-Office merupakan langkah strategis untuk menghadapi tantangan keterbatasan ruang penyimpanan arsip fisik, sekaligus memastikan efisiensi pengelolaan arsip sesuai perkembangan teknologi.
“Sistem ini dirancang dengan kolaborasi antara ICT dengan tim Arsip IPB University dengan memprioritaskan tiga aspek, yakni kemudahan temu balik arsip, preservasi atau pelestarian dokumen, serta pemanfaatan arsip sebagai sumber informasi,” jelasnya.
Peserta uji coba dipandu oleh Lina Herlina Tresnawati SKomp, MKom selaku Asisten Bidang Arsip Digital dan Pengelolaan Museum. Peserta mendapatkan pedoman teknis yang komprehensif terkait seluruh fitur kearsipan yang hadir dalam E-Office.
Secara implementatif, seluruh peserta terlibat aktif dalam proses uji coba dan turut menyampaikan masukan/kendala terkait pengelolaan arsip baik secara konvensional maupun fisik.
Saat uji coba fitur Kearsipan E-Office, Lina Herlina menegaskan bahwa melalui sistem ini, seluruh pengelola arsip di lingkungan IPB University dapat mengelola arsip unit kerjanya secara terintegrasi sejak penciptaan oleh unit kerja hingga penyusutan oleh unit kearsipan II dan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT).
“Sistem ini juga menjadi jawaban atas kebutuhan institusi untuk menjaga arsip sebagai aset informasi yang strategis,” imbuhnya. (*/Rz)
