SSC IPB Permudah Layanan untuk Mahasiswa IPB

Untuk kemudahan dan kecepatan layanan terkait mahasiswa,  kini Institut Pertanian Bogor (IPB) memiliki Student Service Center (SSC) yang berlokasi di lingkungan Gedung Rektorat Andi Hakim Nasoetion, Kampus IPB Dramaga, Bogor. Ada sekira 24 layanan yang bisa difasilitasi dan akan berkembang sesuai dengan kebutuhan mahasiswa.
 
Kepala Biro Komunikasi IPB, Ir. Yatri Indah Kusumastuti, MSi menyampaikan bahwa SSC IPB merupakan salah satu unit di IPB yang tujuannya memberikan pelayanan maksimal dengan standar layanan publik yang diinginkan. IPB ingin memberikan pelayanan yang baik, ramah, cepat dan nyaman. Dengan demikian mahasiswa akan semakin semangat menjalani proses belajar di IPB.
 
“Selain itu, ini merupakan wujud dari ajakan pemerintah dalam melakukan kebijakan reformasi birokrasi (melalui Kemenristekdikti) yang memberikan arahan bahwa setiap perguruan tinggi harus memberikan layanan terpadu. Ini juga  merupakan quick win fasilitas yang harus segera diwujudkan. Saat ini fokus yang dilayani adalah mahasiswa karena mahasiswa adalah stakeholder yang paling banyak dan paling terdampak. Ke depan kami akan mengembangkan untuk dosen dan tenaga kependidikan,” ujarnya.
 
Menurutnya, kehadiran SSC bukan tanpa tantangan. SSC dituntut bagaimana memberikan layanan terbaik di saat jumlah pemohon layanan terus meningkat. Ini yang harus diantisipasi. IPB menyiapkan sistem yang lebih baik. Ke depan, permintaan akan dibuat online dengan mengirimkan permohonan melalui email ssc@apps.ipb.ac.id.

“Untuk meminta dan mengambil dokumen, mahasiswa bisa dari rumah kos atau dari ruang kuliah. Nanti akan ada notifikasi ke email yang menyampaikan bahwa dokumen yang diminta sudah selesai. Layanan online ini tentu bisa hemat waktu baik dari sisi mahasiswa maupun dari sisi petugas layanan, " imbuhnya.
 
Terkait layanan online ini,  Kepala Sub Bagian Layanan Informasi dan Hubungan Internal, Aris Solikhah, S.TP, MM mengatakan hal senada. "Ke depan, mahasiswa cukup email saja ke SSC. Dimana pun mahasiswa berada, asal terhubung dengan internet, mereka tinggal kirim permintaan, maka surat akan di proses. Mahasiswa tinggal mengambil dokumennya di SSC ketika ada notifikasi bahwa dokumen sudah siap diambil, " ungkapnya.
 
Inisiasi terbentuknya SSC diawali oleh keinginan IPB untuk membentuk unit layanan terpadu. Sebuah unit yang memberikan berbagai layanan baik akademik maupun non akademik. SSC ditargetkan bisa memberikan layanan kemahasiswaan multistrata mulai dari Sekolah Vokasi, Sarjana hingga Pascasarjana. 

“SSC adalah layanan yang mengintegrasikan beragam pelayanan yang  sebelumnya ada di Direktorat Administrasi Pendidikan dan Penerimaan Mahasiswq Baru, Direktorat Kemahasiswaan dan Pengembangan Karir, Direktorat Umum Sarana dan Prasarana, Unit Olahraga dan Seni, dan sebagainya. Dalam melakukan layanan kepada mahasiswa, kami dibantu dari unit-unit yang terlibat untuk mengerjakan hal-hal substansial. Petugas SSC lebih ke layanan front office,” imbuhnya.
 
SSC ini juga untuk mengintegrasikan layanan front office tingkat IPB. Ini merupakan bagian upaya IPB agar seluruh layanan bisa terintegrasi di SSC. Selain memberikan layanan kepada mahasiswa, ada juga beberapa orang tua calon mahasiswa yang ingin mendapatkan informasi tekait penerimaan mahasiswa di IPB melalui SSC.

“Call center kita layani di sini, e-complaint juga kita kelola di sini. Setiap harinya kita melayani sekitar 160 sampai 200 pengunjung. Paling banyak layanan terkait administrasi pendidikan,” terangnya.

Shofie, salah satu pemohon layanan yang merupakan alumni IPB dari Departemen Ekonomi Sumberdaya dan Lingkungan, Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) saat ditanya kesannya terhadap SSC menyampaikan bahwa ketika mengurus legalisir ijazah belum lama ini, dia menyatakan bahwa layanan di SSC mudah dan rapi. 
 
Berikut adalah Layanan yang sudah dilayani  di SSC IPB meliputi:
Layanan Online Pembuatan Surat
1.    Surat Aktif Kuliah
2.    Surat Keterangan Pernah Kuliah di IPB
        untuk syarat pindah Perguruan Tinggi
3.    Surat Pengantar KTM
4.    Surat Keterangan Menerima beasiswa
5.    Surat tugas mahasiswa
6.    Surat izin akademik
7.    Peminjaman Gedung 
8.    Surat Keterangan Penyangga Kesehatan
           Mahasiswa
9.    Surat Keterangan Tidak Menerima Beasiswa

Layanan Offline (datang langsung)
1.    Perubahan Biodata Mahasiswa
2.    Pencetakan Ulang Kartu Studi Mahasisws
3.    Perubahan Minor ke Supporting Course
4.    Pencetakan Ulang Transkrip
5.    Legalisir Transkrip Bahasa Indonesia/Inggris
6.    Pengambilan Ijazah/transkrip Asli
7.    Pembuatan Surat Pengganti Ijazah
8.    Registrasi Ulang Wisuda
9.    Pengambilan Toga
10.   Pembuatan Daftar Nilai Mata Kuliah yang lulus bagi mahasiswa yang mengundurkan diri atau drop out.
11.    Reset Password dan Change Password
12.    Pembuatan email dengan domain @apps.ipb.ac.id
13.    Permohonan verifikasi data pada Pqngkalan Data Dikti
14.    Penyerahan berkas beasiswa
15.    Layanan Wifi IPB USER ACCESS dan
           Eduroam
16.    Undangan Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan
17.    Persetujuan Surat Pengantar (Ditmawa)
18.    Surat Tugas Mahasiswa
19.    Proposal/Usulan Kegiatan/Sponsorship
20.    Pengesahan Laporan Kegiatan
21.    Persetujuan Sertifikat Kegiatan
22.    Beasiswa
       –    Pengumpulan berkas
       –    Seleksi Pengumpulan Berkas
       –    Pengumpulan berkas Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) Mahasiswa

23.    Program Penyangga Kesehatan
      A.    Mahasiswa Sakit
      B.    Mahasiswa Kecelakaan
      C.    Mahasiswa Meninggal Dunia 

24.    BPJS
     A.    Pendaftaran BPJS
     B.    Pembatalan BPJS
     C.    Pengajuan Pengembalian Dana BPJS
     D.    Pengguna Pindah Faskes BPJS
     E.    Pembuatan Kartu BPJS
      F.    Perbaikan data Kartu BPJS
     G.    Pengambilan Kartu BPJS